Scannen in Mandantenakten 2018-08-27T11:09:40+00:00

FALLBEISPIEL: SCANNEN IN MANDANTENAKTEN FÜR RECHTS­ANWALTS­KANZLEIEN

Automatisierte Zuordnung gescannter Dokumente zu Fällen und Mandanten

Intelligente Datenerfassungslösungen von THUM helfen Rechtsanwälten und dem Kanzleipersonal Ihren Workflow zu vereinfachen und Tätigkeiten wie die Zuordnung von Schriftverkehr zu Fällen und Mandaten zu automatisieren.

Anhand des folgenden Fallbeispiels stellen wir Ihnen die für gewöhnlich herrschende Ausgangssituation vor, um Ihnen im Anschluss die Vorteile einer Lösung mit intelligenter Datenerfassung zu präsentieren.

AUSGANGS­SITUATION

Die Zuordnung von Schriftverkehr zu dem entsprechenden Mandantenakten nimmt in Rechtsanwaltskanzleien einen großen Teil des Arbeitsalltags ein, da diese Aufgabe in vielen Kanzleien noch händisch durchgeführt wird. Das bedeutet, dass zur vollständigen Erfassung und Zuordnung zum jeweiligen Mandanten in der Regel folgende Schritte notwendig sind.

  • Vorsortieren des eingehenden Schriftverkehrs nach Fall und/oder Mandant

  • Scannen der entsprechenden Dokumente für jeweiligen Fall und/oder Mandant

  • Manuelle Zuordnung der gescannten Dokumente zu Fall/Mandant am Rechner

PROBLEM

Diese Art der Zuordnung von gescannten Dokumenten ist zum einen mühsam und zeitaufwändig und zum anderen durchaus fehleranfällig. Die Dauer dieses Prozesses kann mit Lösungen von THUM deutlich verringert und vereinfacht werden.

Die Lösung für automatisierte Zuordnung gescannter Dokumente zu Mandantenakten

Mit Hilfe modernster Technik kann die Zuordnung gescannter Dokumente zu Mandantenakten softwareseitig stattfinden. Lange Verwaltungsarbeiten werden dadurch deutlich beschleunigt und der Prozess vereinfacht.

1. VORSORTIEREN DES SCHRIFT­VERKEHRS

Wie gewöhnlich wird der eingehende Schriftverkehr nach zugehörigem Mandanten und/oder Fall vor dem Scanprozess vorsortiert. In diesem Schritt ergeben sich maximal geringfügige Änderungen für das Kanzleipersonal.

2. EINGABE DER MANDANTEN- UND/ODER FALLNUMMER AM BEDIENFELD

Bereits beim Scanvorgang wird am Bedienfeld des Scanners die Mandanten- und/oder Fallnummer eingegeben. Anschließend werden die zugehörigen Dokumente wie gewöhnlich eingescannt.

3. AUTOMATI­SIERTE SOFTWARE­SEITIGE ZUORDNUNG

Die Zuordnung der gescannten Dokumente findet softwareseitig statt. Direkt nach dem Scanvorgang können die Dokumente von allen Mitarbeitern im System über die Mandaten- und/oder Fallnummer gefunden und eingesehen werden.

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