VERTRAULICHER DRUCK 2018-07-10T16:08:26+00:00

FALLBEISPIEL: VERTRAULICHER DRUCK

Vertrauliche Dokumente im Unternehmen vertraulich drucken

Vertraulichkeit beim Druck ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Faktor. Sich aus diesem Grund für jeden Mitarbeiter einen Drucker anzuschaffen ist mit hohen Kosten verbunden und birgt unnötige prozesstechnische Hürden.

Eine einfachere Lösung ist ein gemeinsamer Drucker mit Authentifizierung. Mitarbeiter authentifizieren sich am Drucker mit Hilfe eines Chipsystems. Dieser Authentifizierung sind automatisch die Druckaufträge zugeordnet. So sieht jeder nur das, was er gedruckt hat.

AUSGANGS­SITUATION

In Unternehmen gibt es in der Regel maximal einen Drucker pro Abteilung. Für vertrauliche Drucke gehen Unternehmen oft den Umweg, den Personen, die vertrauliche Dokumente ausdrucken müssen ein eigenes System zur Verfügung zu stellen. Diese Situation birgt verschiedene Fallstricke.

  • Bei abteilungsweiten Druckern können vertrauliche Dokumente von unberfugten „mitgelesen“ werden, wenn der Ausdruck zu lange im Ausgabeschacht liegt

  • Drucker für einzelne Personen bedeuten einen höheren Installations- und Supportaufwand

Vertraulicher Druck mit Authentifizierung als Lösung

Vertraulicher Druck ist auch mit unternehmens- oder abteilungsweiten Druckern möglich. Mit Hilfe von Authentifizierung mit Chip oder Karte können Druckaufträge personenbezogen ausgegeben werden.

1. AUTHENTI­FIZIERUNG

Mitarbeiter müssen sich vor dem Drucken am entsprechenden Gerät authentifizieren. Unterschiedliche Mitarbeiter können dabei unterschiedliche Geräte zur Auswahl haben. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass nur die Führungsetage Farbausdrucke machen darf, während alle anderen auf Schwarz-Weiß beschränkt sind. Die Authentifizierung selbst erfolgt durch Chip oder Karte direkt am entsprechenden Gerät.

2. DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN

Vertrauliche Ausdrucke müssen nicht sofort abgeholt werden. Da der Druck erst dann erfolgt, wenn der Mitarbeiter sich am Gerät authentifiziert hat, können Aufträge gesammelt abgeholt werden ohne das vertrauliche Dokumente für jeden zugänglich im Ausgabeschacht liegen.

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